 突如其来的事情 |
乡望人 发表于 2008/1/9 16:46:25 |
我的电话安排是从东部时区到两部时区，这样保证了在工作时间通话。做国际生意记住这点很重要，午夜给人打电话对你和生意都不好!还要注意每部分都要留出空余时间以应付突如其来的事情． “会议／会面”的安排明眼人一看便知——我只需知道时间地点。“做事”部分从重要到次要，主次分明。我有一条规矩，如果“通话”或“做事”部分的任何一项一周以卜还没有付诸行动，我就从单子上划掉。如果写了而未做，说明可能根本就顺小上去做，列在单子上也就没有任何意义。如果事情很重要，很可能还会再次出现在单子上。方案很明硅：公司应将精力集中在小买主身上当然这没有百分之玎的把握、除厂死亡和税，生活中有把握的尔西不多．逻辑和理智是本能反应最好的基础，斯坦福大学商学院办有两天一期的决策分析培训班。你也许想查一查哪个学校开办适合你的物流培训班吧!管理就是决策，一旦接受了这份工作，就别无选择。你必须进行艰苦的预测。记住，如果你决策有误，但决策过程短，你还有更改的时间。不是吗?不行，我改变了主意……。好，现在一切结束，看明白了吗?还挺管用.>了解自己，相信自己，相信你有能力学习，有能力调整。>充分利用有限的时问，简化L作方法，把工作派给他人．>例外管理及决策分析的技巧非常有用，但最后，归根到底要靠你的本能反应=别忘记你是谁!分身术有时很多人都要求你露面，上有老板、董事会、投资人，下有自己的雇员。，除非你被克隆一下(这不现实，你也不足羊)，否则你一个人只能在一个地方，但是你对各方应该有所交代。下面是分身的几点建议。1．如果有人在你的办公室时电话铃响了，去接电话，告诉打电话的人你在与人会面，一会儿给他回电话。打电话的人并不知道你有客人，你还可以用电话留言或不在办公室的方法拖延对方一下，而拜访你的人知道你一会儿会接电话，他理解你很忙，也不会拖延的。2．要预料到不同会议之间的冲突，把日程上的时间做出标记重新安排。会议推迟总比取消好。你的雇员看到你挤时间他们会很高兴，尽管他们得等一等。3．如果你在某人的电话上留言时，不要只是简单地告诉他们回电话。告诉他你打电话的时间，打电话的理由，你想让他做什么，你希望他什么时候回电话，一定要确切一些。4．晚上发传真。一方面费用低，另一方面第二天早晨传真就会到收件人手里，以便处理。5．打国际长途前先发个传真，告诉他你几时给他打电话，要讨论什么事。6．如果有手提电话要充分利用，电话不是让你看起来很潇洒。碰上塞车你照样可以通话。电话比不上面对面交谈，但是你的活动范围要大得多。7．每天让大家知道在什么时候他们可以找到你，那样别人打搅你的机会就少了。出现合理的冲突，要靠常识来判断哪个会议／电话／接触更为紧急，向被推迟的人解释一下。如果你们努力的目标一致，他会理解你，因为这不是谁更重要的问题，而是谁能为公司做更多的事情的问题。即使他们不理解，起码你知道：结果会说明一切。警示:日程太紧和没有安排日程一样糟糕。有时你需要处理突如其来的紧急事情，无论什么计划都得放弃。保持一定的灵活性，处理问题就容易了。试试这种方法:不要试图把什么事情都记在脑子里，否则肯定误事，随身带记事本和笔把事情记下来——记下一些点子、任务、名字等，再差的墨水也能胜过博闻强记的脑瓜。安排日程的障碍你可能安排得井井有条，但是还是难免遇到冲突。每天你都得挤出时间，做根本没时间做的事情。换句话说，你每天都得做不可能做完的事情来例行公事。有三个大的障碍考验你的工作能力，它们分别是：>会面。>危机。>过多的信息。会议不开不行吗?处理会议／会面的最佳方法是不安排，可那样也不行。你只能压缩会议／会面的时间，这样你才能将省出的时间花在更有意义的事情上。对付会议的一些方法：严格限制会议时间。多数人的注意力不超过两小时，把会议安排在午饭前，没人愿意延长会议时间的。预先发出书面议事日程。把会议结果写出分发给每个参加人，要求地们进行必要的处理后返还给你。如果你不希望有开会浪费时间的感觉，做到第三步尤其重要。我经历的一件事可以充分说明这一点。一次销售会议上我宣布付给销售代理的佣金与销售额的比例要减少，因为销售额在迅速增加。为了保证销售的迅速增加，我们要支付各种额外费用。我花了很大力气解释：如安排工作与日程果销售状况良好，销售代理的收入(以美元计算)仍然会增加，减少的只是比例。很长时间大家一言不发。我知道这是他们不大情愿地接受了我的意见。但是几周之后两位销售代理找到我，他们问我佣金的比例降低的谣传是不是真的。其实他们两个都参加了会议。他们告诉我另有销售代理传出了这些消息。很明显这两位在会上什么也没听见，而别人也误解了我的意思，看来说过了不等于听见了。试试这种方法办公桌上放个记时器，通话开始时记时，定好通话时间，规定时间到时结束通话。信息过多,大量的信息蜂拥而至，常常使人忙得不可开交。问题是多数信息一文不值。多数信息都可以缩减文字，要鼓励写备忘录和报告时讲求简洁、清晰。对经常出现的事情建立常规模式可以省下大量时间。信件表格化，备忘录模式化，这些就是很好的例子。车辆到处跑的时代再去发明车轮——多此一举。如果有人帮你处理电话、邮件，授予他替你做决定的权力，只要保证将以你的名义送出去的材料的副本给你留下审阅就行。信件和电子商务在被送出前交你审阅签字就行，这样你可以把握一切。过一段时间后你都没必要审阅了。规定一天里不准打电话的时间，要保证公司内所有人都知道这一点。最后一种避免信息过多的方法是在电传原件上立刻签署意见。亲自在原件上写好将原件发回。这样可以省下重新起草公文的麻烦，收件人也省去了查原件的麻烦。消除危机危机可使情况恶化，也能带来转机。能带来转机的危机也不是人人都喜欢的。但是，危机最能检验管理的技巧。要记住的第一点是，许多危机并不能检验什么管理技巧，常常只是一些使人产生过激反应的问题。这种情况下你要灵活处理：雇员要引起你的注意，但是要知道，你对危机的反应越明显，你面对的危机就越多。这对你无益，而且也有害公司的心态，甚至还可以危害到你的权威。你要让雇员知道，无论谁向你提出问题，首先要提出解决问题的建议。这样人们就会静下来思考(是否采纳他的意见由你决定!)。重要的是，不要匆匆做出判断，因为所谓的危机只是别人认为是危机。人们知道了你不是机械地做出反应，也就不再用闹危机的手段来吸引你的注意了。要记住是谁总是把商务危机的情况交给你。了解了依赖危机的人的行为模式之后，你可以告诉他怎样处理问题。一旦危机出现，千万记住不要慌张。要以行家里手的方式来处理问题。出现危机时要记住：不要惊慌失措，找人写出情况概要；征求解决问题的办法，优劣要分明；最为重要的是做出决定。要点>决定想先做什么：喜欢的还是不喜欢的?哪一种方式更适合你?>前一天晚上安排好第二天的日程，这会省去不少时间。>不要开长会，不要读长报告。雇员经常报告危机情况会占去你宝贵的时间。转自：《商务管理》
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